HubSpot-Integration: ein Kontakt, nicht vier Eigenschaften davon

Zwei Dinge, die zusammengehören. Erstens die Anbindung: Formulare, Shop, Postfach, Telefonie und Warenwirtschaft schreiben in HubSpot, statt dass jemand Daten überträgt. Zweitens die Ordnung dahinter: Welche Eigenschaft bedeutet was, welches System darf sie schreiben, wann sind zwei Datensätze dieselbe Person. Ohne den zweiten Teil wird aus der Anbindung nur eine schnellere Dublettenmaschine.

Ja. Wir arbeiten mit den verbreiteten Vertriebssystemen, HubSpot gehört dazu, ebenso Pipedrive und Zoho. Angebunden wird über die offizielle Programmierschnittstelle mit einem Zugang, den Sie selbst vergeben und jederzeit entziehen können. Fehlt uns eine Anbindung aus dem Baukasten, bauen wir sie im Projekt dazu und sagen vorher, welcher Teil das ist.

Das hängt an Ihren Mengen, nicht an unserem Code. Jeder Tarif bringt ein Kontingent an Aufrufen je Zeitraum mit; wird es überschritten, weist die Schnittstelle Aufrufe ab. Wir rechnen die erwartete Last vor dem Bau durch und halten sie klein: Änderungen statt Vollabzug, gebündelte Schreibvorgänge, eine Warteschlange für abgewiesene Aufrufe. Reicht es trotzdem nicht, nennen wir die Alternative – seltener übertragen oder einen größeren Tarif – und entscheiden tun Sie.

Durch Prüfen vor dem Schreiben. Jeder Zufluss läuft gegen mehrere Kennungen gleichzeitig: Mailadresse, Telefonnummer, Firmenname und, wenn vorhanden, Ihre eigene Kundennummer in einer eigenen Eigenschaft. Findet sich ein passender Kontakt, wird der Zufluss daran gehängt; unklare Paare gehen auf eine Prüfliste, nicht in den Papierkorb. Die Mailadresse allein trägt nicht: Sie wechselt, wird geteilt und fehlt bei Firmenkunden.

Nein, und das ist Teil der Abnahme. Vor der Übernahme werden Workflows, Listen und Benachrichtigungen stillgelegt. Der erste Lauf geht in eine Testumgebung, Sie sehen die Datensätze, und erst nach Ihrer Freigabe schalten wir die Automatik wieder ein – in der Reihenfolge, die Sie festlegen. In einem Kundenprojekt sind so 19 188 Kontakte übernommen worden, ohne eine ausgelöste Nachricht.

Ja, wir bauen den Rückweg aber nur dort, wo er gebraucht wird. Zwei schreibende Seiten verdoppeln die Fehlerquellen, deshalb steht je Feld fest, welches System führt. Wo beide schreiben dürfen – etwa beim Zahlstatus –, gilt eine Regel, welcher Zeitstempel gewinnt, und jede Änderung landet im Protokoll. Bestand und Lieferstand gehen meist nur in eine Richtung: aus der Warenwirtschaft an den Deal.

HubSpot ist eine fremde Plattform und wird von ihrem Anbieter betrieben – das Unternehmen sitzt in den USA, und diese Entscheidung treffen Sie mit dem Abonnement, nicht wir mit der Anbindung. Unser Teil läuft auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU; mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wir dokumentieren, welches Feld aus welcher Quelle übertragen wird, übernehmen den Nachweis der Einwilligung mit und halten Abmeldungen in allen angebundenen Systemen nach.