WhatsApp-Chatbot über die Business API: ein Eingang statt privater Handys
Ein WhatsApp-Chatbot auf Ihrer Geschäftsnummer beantwortet wiederkehrende Fragen und gibt ab, sobald es verbindlich wird.
- 100 %
- Server in Deutschland
- 11+
- Unternehmen mit KI im Einsatz
- 2–6 Wochen
- bis zum Start des Kanals
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Offizieller Kanal, keine Bastellösung
Wir arbeiten über die WhatsApp Business Platform von Meta: verifiziertes Unternehmen, freigegebener Anzeigename, Ihre Geschäftsnummer – keine Fremdsoftware auf einem Diensthandy.
- Antworten aus geprüften Angaben
Lieferzeiten, Zuständigkeiten, Stand eines Auftrags: Grundlage sind Texte, die Sie freigegeben haben. Fehlt eine Angabe, sagt der Chatbot das und holt eine Person dazu.
- Übergabe mit dem ganzen Verlauf
Preise, Zusagen und Beschwerden entscheidet eine zuständige Person. Sie liest das Gespräch, bevor sie schreibt, und fängt nicht bei null an.
WhatsApp nutzen alle. Geordnet ist der Kanal selten.
Gespeichert ist eine Handynummer, nicht Ihr Betrieb
Kunden schreiben an die private Mobilnummer, die sie auf der Baustelle bekommen haben. Diese Nummer steht in keinem Impressum und auf keinem Fahrzeug, sie gehört dem Mitarbeiter: Wer dort antwortet und in welchem Ton, entscheidet der Besitzer des Telefons.
Eine Nummer, fünf Zuständige
Die kostenlose Business-App gehört zu einem Gerät. Wer mitlesen soll, bekommt Screenshots weitergeschickt; zwei verschiedene Antworten auf dieselbe Frage sind dabei der Normalfall.
Der Auftrag kam über WhatsApp, im System steht nichts
Weder Kontakt noch Anliegen landen auf der Kundenkarte. Beim Nachfassen fehlt der Anlass, und am Monatsende schätzt die Geschäftsführung, wie viel dieser Kanal gebracht hat.
Nach dem dritten Rundschreiben ist die Nummer gesperrt
Werbenachrichten ohne Einwilligung führen zu Meldungen der Empfänger. Gesperrt wird dann nicht die Nachricht, sondern die Nummer, die auf Ihren Fahrzeugen und Visitenkarten steht.
Was ein WhatsApp-Chatbot bei Ihnen übernimmt
Der Chatbot sitzt auf Ihrer Geschäftsnummer: Er nimmt die Nachricht an, ordnet das Anliegen ein, antwortet aus freigegebenen Angaben und gibt ab, sobald eine Entscheidung fällig ist. Wir richten den offiziellen Zugang ein, schreiben die Antwortwege auf und binden die Systeme an, in denen Sie ohnehin arbeiten.
Offiziellen Zugang einrichten
Meta-Business-Konto, Verifizierung des Unternehmens, Freigabe des Anzeigenamens und die Entscheidung, welche Nummer der Kanal bekommt. Danach sieht der Kunde ein Profil mit Firmennamen statt einer unbekannten Mobilnummer.
Antworten aus bestätigtem Firmenwissen
Preisliste, Leistungsbeschreibungen, Lieferzeiten und Erreichbarkeiten werden aufbereitet und von Ihnen freigegeben. Was dort nicht steht, behauptet der Chatbot nicht, sondern kündigt eine Rückmeldung an.
Vier Standardfälle im Chat
Anfrage aufnehmen, Auftragsstatus nennen, Terminwunsch entgegennehmen, Unterlagen anfordern. Foto vom Schaden, Maße, Bestellnummer oder eine Rechnung kommen als Datei im selben Gespräch an.
Geschäftszeiten und Eskalation
Sie legen fest, wann der Chatbot allein arbeitet. Eine Beschwerde, eine Störungsmeldung oder das Wort „Mitarbeiter“ führen sofort zu einer Person – nachts mit einer Zusage statt mit einer Auskunft.
Anbindung an CRM und Kalender
Jedes Gespräch landet als Vorgang auf der Kundenkarte, mit Kontakt und Anliegen. Terminwünsche kommen als Vorschlag aus Ihrem Kalender; eingetragen werden sie von einer zuständigen Person.
Zählung des Kanals
Wie viele Gespräche hereinkamen, zu welchen Anliegen, wie oft übergeben wurde und wie lange die erste Antwort brauchte. Daraus entscheiden Sie, ob der Kanal bleibt und was er ersetzt.
Business-App oder WhatsApp Business Platform?
Beide heißen WhatsApp Business, und genau das wird verwechselt. Ein Chatbot, mehrere Bearbeiter und ein Auftragsverarbeitungsvertrag sind nur auf dem zweiten Weg möglich.
Die kostenlose Business-App
Ein Gerät, eine Nummer, Handarbeit. Passend für den Einzelunternehmer, der seine Chats selbst führt. Automatisch kommen nur zwei Textbausteine, und der Massenversand aus der App ist der häufigste Grund für Sperren.
Die Business Platform, meist „Business API“ genannt
Der Weg, den Meta für Unternehmen vorsieht: Schnittstelle statt Gerät, mehrere Bearbeiter an einer Nummer, Vorlagen mit Freigabe, Anbindung an CRM und Kalender, Vertrag über die Verarbeitung. Darauf bauen wir den Chatbot.
Wie sich der Kanal nach der Umstellung liest
Gegenübergestellt sind Abläufe aus Projekten mit schriftlichen Kanälen. Die Tabelle zeigt den Unterschied im Ablauf, keine Zahlen eines bestimmten Kunden.
Gegenüberstellung typischer Abläufe. Für den Kanal WhatsApp haben wir keine Kundenzahlen veröffentlicht und erfinden keine.
So entsteht der Kanal in vier Schritten
Nachrichten mitschreiben
Zwei Wochen notiert Ihr Team, was über WhatsApp hereinkommt: Anfrage, Statusfrage, Terminwunsch, Unterlagen, Beschwerde. Daraus wird sichtbar, welche Fälle sich wiederholen und welche von der ersten Zeile an einem Menschen gehören. Ergibt die Liste zu wenig, sagen wir das vor dem Angebot.
Nummer und Zugang klären
Wir richten das Meta-Business-Konto ein und begleiten Verifizierung und Freigabe des Anzeigenamens. Dabei entscheiden Sie, welche Nummer der Kanal bekommt: eine neue oder die bekannte, die dafür aus der App herausgelöst wird.
Antwortwege und Grenzen schreiben
Für jeden Fall steht schriftlich fest, was gefragt wird, welche Angabe genannt werden darf und an welcher Stelle abgegeben wird. Begrüßung, Hinweis auf die KI, Geschäftszeiten und die Formulierung für „das klärt eine Kollegin“ gehören dazu. Sie lesen das Dokument und geben es frei.
Testnummer, Start, Betrieb des Kanals
Zuerst läuft alles auf einer Testnummer, Ihr Team schreibt echte Fälle durch. Nach dem Start achten wir auf das, woran dieser Kanal hängt: die Qualitätsbewertung Ihrer Nummer bei Meta, Vorlagen, die zur Freigabe anstehen, und das Tempo, in dem Nachrichten hinausgehen. Rechnet sich der Kanal nicht, schalten Sie den Chatbot ab – die Nummer bleibt Ihre.
Was kostet ein WhatsApp-Chatbot?
Der Aufwand hängt an der Zahl der Fälle, am Zustand Ihrer Unterlagen und an den Systemen, die mitspielen sollen. Nach dem kostenfreien Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot mit Umfang und Festpreis.
Festpreis nach Analyse
- Offizieller Zugang und Verifizierung begleitet
- Antwortwege für Ihre Standardfälle
- Firmenwissen aufbereitet und freigegeben
- Anbindung an CRM, Kalender oder Posteingang
- Testlauf auf einer eigenen Testnummer
- Einweisung der zuständigen Personen
im Angebot getrennt ausgewiesen
- Verifizierung bei Meta aktuell halten, auch bei Firmierungswechsel
- Vorlagen einreichen und nach Ablehnung nachbessern
- Qualitätsbewertung der Nummer beobachten, Versandtempo anpassen
- Geschäftszeiten und Eskalationswege nachziehen, wenn der Dienstplan sich ändert
- Zählung von Gesprächen, Anliegen und Übergaben
- Betrieb auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU
Alle Preise netto zzgl. MwSt. Die Gebühren der WhatsApp Business Platform rechnet Meta nach Gesprächen über Ihr eigenes Konto ab; wie das zustande kommt, zeigen wir im Angebot getrennt. Unsere Sätze stehen offen auf der Seite Preise.
Häufige Fragen zum Kanal WhatsApp
Ist ein WhatsApp-Chatbot DSGVO-konform?
Über die Business Platform und mit den richtigen Festlegungen ja. Der Kunde schreibt von sich aus, und im ersten Satz steht, wer der Absender ist und dass hier eine KI schreibt. Verlauf und Auswertung laufen bei uns auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU, Zwecke und Löschfristen regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Dass Meta als Betreiber des Dienstes Verbindungsdaten verarbeitet, bleibt bestehen – das gehört in Ihre Datenschutzerklärung, und wir schreiben Ihnen auf, was hineingehört. Private Konten der Mitarbeiter und der Abgleich ihrer Adressbücher fallen dafür weg.
Behalten wir unsere bekannte WhatsApp-Nummer?
Die Nummer gehört Ihnen und bleibt Ihnen. Technisch kann sie nur an einer Stelle aktiv sein, in der App oder auf der Platform. Deshalb zeigen wir beide Wege: die bekannte Nummer herauslösen und mitnehmen, oder eine zweite Nummer für den Kanal und die alte für den Übergang. Was sinnvoll ist, hängt daran, wie viele Kunden die Nummer bereits gespeichert haben.
Darf der Chatbot Angebote und Werbung verschicken?
Nachrichten, die Sie von sich aus senden, brauchen die Einwilligung des Empfängers und eine Vorlage, die vorher freigegeben wurde. Innerhalb eines Gesprächs, das der Kunde begonnen hat, antworten Sie frei. Werbung ohne Einwilligung ist der häufigste Grund für gesperrte Geschäftsnummern, deshalb richten wir die Einwilligung so ein, dass sie nachweisbar ist – und trennen Service von Werbung schon in den Vorlagen.
Was passiert nach Geschäftsschluss oder bei einer Beschwerde?
Die Zeiten legen Sie fest. Außerhalb nimmt der Chatbot das Anliegen auf und nennt, wann sich eine Person meldet, statt eine Zusage zu machen, die niemand geprüft hat. Beschwerden, Störungen und Zahlungsfragen erkennt er an Wortwahl und Dringlichkeit und gibt sie sofort weiter – auf Wunsch als Benachrichtigung an die Rufbereitschaft.
Wie lange dauert es, bis der Kanal läuft?
Liegen die Inhalte frei und ist die Nummer geklärt, rechnen wir mit 2–6 Wochen bis zum Start. Ein Teil davon ist die Verifizierung durch Meta, auf deren Tempo wir keinen Einfluss haben; währenddessen läuft der Testbetrieb auf der Testnummer schon. Den Starttermin bestimmen Sie, nicht wir.
Ersetzt das den Chat auf unserer Website?
Nein, die beiden treffen Menschen an verschiedenen Stellen. Auf der Website steht ein Besucher vor Ihrem Angebot und vergleicht noch; auf WhatsApp schreibt meist jemand, der Sie kennt, und erwartet eine kurze Rückmeldung am Handy. Wer beide Kanäle führt, will am Ende eine Liste statt zweier Postfächer – dafür gibt es die KI-Rezeption, die die schriftlichen Kanäle zusammenzieht.
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Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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