Digitalisierung für KMU: ein Abschnitt, der sich selbst zahlt
In einem kleinen Unternehmen gibt es keine IT-Abteilung, keinen Projektausschuss und kein Jahresbudget für ein Vorhaben, das erst in zwölf Monaten etwas bringt. Deshalb fangen wir mit genau einem Abschnitt an: dem, der heute die meisten Stunden frisst. Trägt er sich, zahlt die gesparte Zeit den nächsten.
- 14 Tage
- bis zum ersten Ergebnis
- 74
- fertige Anbindungen an gängige Programme
- 10+ Jahre
- am deutschen Markt
Hallo! Ich bin der KI-Berater von SEODACH. Erzählen Sie kurz, wo es in Ihrem Unternehmen hakt, und ich skizziere Ihnen einen Plan.
- Der Inhaber entscheidet, nicht ein Gremium
Wir reden mit der Person, die auch die Rechnung unterschreibt. Ein Termin, eine Entscheidung, danach wird gebaut – ohne Lenkungskreis und ohne Reifegrad-Folien.
- Der erste Abschnitt finanziert den zweiten
Wir schneiden ihn so klein, dass er aus der gesparten Arbeitszeit zurückkommt. Was er bringt, rechnen wir vorher mit Ihren Mengen durch, nicht mit Durchschnittswerten.
- Bedienbar zwischen zwei Terminen
Was wir übergeben, muss ohne Schulungswoche laufen: auf dem Handy, mit zwei Knöpfen, verständlich für die Aushilfe am zweiten Tag.
Alles läuft über zwei Personen und eine Tabelle
Der Chef ist der Posteingang
Anfragen kommen auf sein Handy, in sein Postfach und über den Messenger. Antworten darf praktisch nur er, und abends liegen drei davon noch unbeantwortet im Auto.
Die Zahlen leben in einer gewachsenen Tabelle
Angebotsnummern von Hand hochgezählt, Preise aus der Datei vom Vorjahr kopiert, eine Spalte „Bemerkung“, in der die halbe Firmengeschichte steht. Nur eine Person traut sich noch hinein.
Eine Person kennt den Ablauf – und hat Urlaub
Wie eine Anfrage zum Auftrag wird, weiß die Bürokraft seit elf Jahren. Steht sie zwei Wochen nicht am Platz, wartet die Auftragsannahme auf ihre Rückkehr.
Die Angebote der Anbieter sind zu groß
Fünfstellige Summe, Laufzeit ein Jahr, Ergebnis am Ende. Bei zwölf Beschäftigten ist das keine Investition, sondern ein Risiko – also bleibt alles, wie es ist.
Was wir in einem kleinen Unternehmen tatsächlich anfassen
Sechs Teile, aus denen der erste Abschnitt besteht. Keiner davon verlangt eine neue Abteilung, und jeder ist am Ende ohne uns bedienbar.
Den teuersten Abschnitt finden
Wir zählen mit Ihnen Stunden: wie oft etwas im Monat vorkommt, wie lange es dauert, wie oft nachgearbeitet wird. Der Abschnitt mit der größten Zahl kommt zuerst, nicht der mit dem meisten Ärger.
Anfragen an einer Stelle sammeln
Postfach, Formular, Messenger und Telefonnotiz laufen in eine Liste mit Zuständigkeit und Frist. Danach kann auch jemand anderes als der Inhaber antworten, ohne etwas zu verdoppeln.
Angebote aus einer Preisquelle
Positionen und Preise stehen an einer Stelle, das Angebot entsteht daraus auf Knopfdruck und trägt dieselbe Nummer wie der Vorgang. Die Datei vom Vorjahr wird nicht mehr kopiert.
Abrechnung ohne Suchen
Was abgeschlossen ist, steht am Monatsende im Rechnungslauf. Sie prüfen Ausnahmen statt Listen – und sehen, welche Leistung noch offen ist, bevor sie vergessen wird.
Vorhandene Programme verbinden
Buchhaltung, Kasse oder Steuerkanzlei bekommen die Daten als Übergabe statt als Export. Für gängige Programme liegt die Verbindung als einer von 74 fertigen Bausteinen bereit.
Den Ablauf vom Kopf aufs Papier
Jeder Schritt bekommt eine Beschreibung in einfachen Sätzen, mit Bildschirmfotos. Damit bedient die Urlaubsvertretung den Vorgang am zweiten Tag, ohne jemanden anzurufen.
Zahlen, die wir zusagen können
- 14 Tagebis zum ersten Ergebnis
Nach zwei Wochen steht eine Zahl auf dem Tisch: wie viele Vorgänge durchgelaufen sind und wie viel Tipparbeit dabei weggefallen ist.
- 2–6 Wochenbis der erste Abschnitt produktiv läuft
Von der Zusage bis zum Alltagsbetrieb, gerechnet für einen Betrieb ohne eigene IT-Abteilung und mit höchstens zwei beteiligten Programmen.
- 80 %weniger Handarbeit bei Kunden
Gemessen an den Abläufen, die wir bei Kunden übernommen haben – nicht an der ganzen Firma, sondern an dem Stück, das umgestellt wurde.
- 11+Unternehmen mit eingeführter KI
Darunter Betriebe, in denen der Inhaber selbst entschieden hat und niemand im Haus vorher mit solchen Werkzeugen gearbeitet hatte.
Vier Schritte, einer nach dem anderen
Stunden zählen
1 TerminEine Stunde mit Ihnen und eine mit der Person, die die Arbeit macht. Wir notieren Mengen, Zeiten, beteiligte Programme und die Ausnahmen, die in keinem Handbuch stehen.
Den Fall rechnen
3–5 TageJeder Kandidat bekommt zwei Zahlen: Stunden im Monat und Aufwand der Umstellung. Daneben steht, nach wie vielen Monaten er sich trägt. Was sich nicht rechnet, sagen wir genauso deutlich.
Einen Abschnitt bauen
2–6 WochenDer neue Weg läuft zunächst neben dem alten, bis beide zwei Wochen dasselbe Ergebnis liefern. Erst dann schalten wir um, mit Einweisung am Arbeitsplatz statt im Schulungsraum.
Nachzählen und weitergehen
danachWir legen die neue Zahl neben die alte. Stimmt die Rechnung, schneiden wir den nächsten Abschnitt; stimmt sie nicht, bleibt es bei einem und Sie wissen, warum.
Digitalisierung für KMU: was den Umfang nach oben und nach unten zieht
Den Maßstab setzt bei einem kleinen Unternehmen nicht die Zahl der Beschäftigten, sondern die Menge der Vorgänge und die Länge der Ausnahmeliste – und beides sehen wir erst nach dem Zählen. Deshalb steht die Zahl im kostenlosen Projektkonzept, das Sie mit Kosteneinschätzung per E-Mail bekommen, Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Drei Angaben brauchen wir vorher: welcher Abschnitt am meisten Zeit kostet, wie oft er im Monat vorkommt und welche Programme dabei im Spiel sind.
Menge der Vorgänge im Monat
Dreißig Anfragen im Monat lassen sich schlank abbilden. Mehrere Hundert verlangen Suche, Sortierung und Vertretungsregeln – jede davon ist eine eigene Maske.
Länge der Ausnahmeliste
Ein Ablauf mit zwei Varianten bleibt klein. Sonderpreise für Stammkunden, Rabatt ab Menge, Freigabe ab Summe: jede Regel, die das Programm selbst prüfen soll, zieht den Umfang nach oben.
Zustand Ihrer heutigen Liste
Eine saubere Tabelle mit festen Spalten ist der schmale Fall. Zusammengewachsene Dateien mit Notizspalten, doppelten Kunden und Beträgen als Text müssen vorher gelesen und zugeordnet werden.
Welche Programme mitspielen müssen
Hat Ihre Buchhaltung eine dokumentierte Schnittstelle, ist die Übergabe ein Baustein. Fehlt sie beim Hersteller, bauen wir den Weg und prüfen jede Änderung einzeln nach.
Wer die Einweisung übernimmt
Zeigt eine Person im Büro den Rest des Teams an, bleibt der Posten klein. Übernehmen wir Einweisung, Beschreibung und die ersten Wochen Begleitung, wächst er entsprechend.
Womit fangen Sie bei sich an?
Drei Fragen zu Bereich, Vorhaben und Umfang. Danach ordnen wir im Erstgespräch ein, welcher Abschnitt bei Ihnen zuerst dran ist und ob er sich in Ihrer Größe überhaupt rechnet.
In welchem Bereich benötigen Sie Unterstützung?
Fragen aus kleinen Unternehmen
Ab welcher Größe lohnt sich das – und wo ist die Grenze nach oben?
Gerechnet wird nicht nach Köpfen, sondern nach Stunden. Wenn in einem Abschnitt jede Woche mehrere Stunden Tipparbeit stecken, lohnt die Umstellung auch bei fünf Beschäftigten. Nach oben endet dieser Zuschnitt dort, wo mehrere Abteilungen gleichzeitig umgestellt werden sollen: dafür gibt es das Programm für den Mittelstand mit Etappen, Rollen und Messpunkten.
Wir haben keine IT-Abteilung. Wer macht die Arbeit?
Die Umstellung machen wir, die Entscheidungen Sie. Wir brauchen eine Person bei Ihnen, die den Ablauf wirklich kennt, und etwa eine Stunde pro Woche von ihr. Planung und Weisungen liegen bei unserem Projektleiter, die Abnahme nach vereinbarten Kriterien bei Ihnen. Zugänge legen wir mit Ihnen gemeinsam an, nicht auf eigene Rechnung.
Müssen wir unsere Programme austauschen?
Meistens nicht. Wir arbeiten an den Stellen, wo heute exportiert und wieder eingetippt wird, und lassen das stehen, was funktioniert. Ein Austausch kommt nur zur Sprache, wenn ein Programm gar keine Schnittstelle hat oder der Hersteller die Pflege eingestellt hat.
Was kostet der erste Abschnitt?
Eine Zahl vorab wäre geraten, weil Menge der Vorgänge, Ausnahmen und Zustand Ihrer Listen den Umfang bestimmen. Nach dem kostenfreien Erstgespräch erhalten Sie ein Konzept mit Umfang, Aufwand und Abnahmekriterien schriftlich; wie wir abrechnen, steht offen auf unserer Preisseite.
Gibt es dafür Förderung?
Für Digitalisierungsvorhaben gibt es Programme, in Bayern etwa den Digitalbonus Bayern, bundesweit die BAFA-Beratungsförderung bis Ende 2026. Ob Ihr Vorhaben in die Bedingungen passt und welche Unterlagen nötig wären, ordnen wir im Erstgespräch ein; bewilligt wird von der Förderstelle, nicht von uns. Einen Überblick gibt unser Ratgeber zur Förderung.
Und wenn der erste Abschnitt nichts bringt?
Dann sehen Sie es nach zwei Wochen an der Zahl, nicht nach einem Jahr an der Rechnung. Genau dafür läuft der neue Weg zuerst parallel zum alten: Stimmen die Ergebnisse nicht überein, schalten wir nicht um. Der alte Weg bleibt in dieser Zeit vollständig benutzbar.
Verliert jemand dadurch seine Aufgabe?
In Betrieben dieser Größe gibt es keine Stelle, die nur abtippt – es tippt die Person, die auch Kunden betreut und Material bestellt. Weg ist nach der Umstellung die Doppelarbeit, nicht die Aufgabe. Was dadurch frei wird, geht in den Fällen, die wir begleitet haben, in Angebote und Rückrufe.
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Wenn noch offen ist, welcher Abschnitt der teuerste ist: Aufnahme mit Reihenfolge und Rechnung in Euro.
Der größere Zuschnitt: mehrere Abteilungen, Etappen, Rollen im Haus und Messpunkte je Bereich.
Wenn der Abschnitt bei den Anfragen liegt: Kunden, Vorgänge und Fristen an einer Stelle.
Einen einzelnen Ablauf vollständig an Software übergeben, Modul für Modul.
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Selbst nachrechnen, wie viele Stunden und Euro ein Abschnitt im Jahr spart.
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Welcher Abschnitt kostet Sie jede Woche Stunden?
Nennen Sie uns einen – mehr brauchen wir für den Anfang nicht. Im Erstgespräch zählen wir gemeinsam, was er im Monat kostet, und sagen Ihnen, ob sich die Umstellung in Ihrer Größe trägt.
Das Erstgespräch ist kostenfrei und unverbindlich.
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